Privatumo politika
Galioja nuo 2026-10-24. Versija 1.1. Pakeitimas nuo 1.0: aprašyta antra AI funkcija — gilios patikros antra nuomonė (tik nuasmeninti skaičiai).
Atnaujinta
Turinys
1. Kas mes esame
UAB NVGroup, juridinio asmens kodas 149942553, PVM mokėtojo kodas LT499425515, buveinė Elektrinės g. 8, 03150 Vilnius. Duomenų apsaugos klausimai: privacy@ekoauditas.lt.
Politika taikoma svetainei ekoauditas.lt ir klientų portalui (toliau — Paslauga).
2. Mūsų vaidmuo: du skirtingi santykiai
| Duomenys | Mūsų vaidmuo | |
|---|---|---|
| A dalis | Užklausos, portalo paskyros, sąskaitos, techniniai žurnalai | Duomenų valdytojas |
| B dalis | Klientų įkelti dokumentai ir iš jų gauti duomenys | Duomenų tvarkytojas kliento vardu |
A dalyje tikslus ir priemones nustatome mes. B dalyje tikslus ir priemones nustato klientas, tai yra buhalterinė firma arba įmonė, kuri įkelia dokumentus. Mes veikiame tik pagal jos nurodymus ir pagal duomenų tvarkymo sutartį (BDAR 28 str.). Jei buhalterinė firma pati yra savo klientų duomenų tvarkytoja, ji patvirtina, kad turi jų leidimą pasitelkti mus subtvarkytoju.
Jei jūsų duomenys yra kliento įkeltame dokumente (pavyzdžiui, vadovo ar kontaktinio asmens vardas), dėl savo teisių kreipkitės į tą įmonę ir ji padės gauti atsakymą per mus.
A dalis. Duomenys, kurių valdytojai esame
3. Duomenys, tikslai ir teisiniai pagrindai
| Duomenys | Tikslas | Teisinis pagrindas |
|---|---|---|
| Vardas, el. paštas, įmonė, telefonas, žinutė, sutikimo laikas, negrįžtamai suhash'inta IP reikšmė (užklausos forma) | Atsakyti į jūsų užklausą | 6 str. 1 d. a p. (sutikimas) ir b p. (veiksmai prieš sutarties sudarymą) |
| Vardas, el. paštas, rolė, slaptažodžio hash, prisijungimo laikas (portalo paskyra) | Paskyros administravimas ir prieiga | 6 str. 1 d. b p. (sutarties vykdymas) |
| Sesijos žetono hash, IP hash, naršyklės identifikatorius | Prisijungimo palaikymas ir saugumas | 6 str. 1 d. f p. (teisėtas interesas) |
| Užsakymo duomenys: įmonės pavadinimas ir kodas, el. paštas, paketas, atviri metai, patikrinimo pranešimo siuntėjas ir data (skubiai patikrai) | Užsakymo vykdymas, sąskaita, eiliškumo nustatymas | 6 str. 1 d. b p. (sutarties sudarymas ir vykdymas) |
| Sąskaitų ir apskaitos duomenys | Sąskaitų išrašymas, buhalterinė apskaita | 6 str. 1 d. c p. (teisinė prievolė) |
| Veiksmų žurnalas (kas, kada ir kokį veiksmą atliko; be dokumentų turinio ir be el. pašto adresų) | Atsekamumas, saugumas, ginčų įrodymas | 6 str. 1 d. f p. (teisėtas interesas) |
Teisėtas interesas yra Paslaugos ir joje esančių klientų duomenų apsauga nuo neteisėtos prieigos bei galimybė įrodyti, kas buvo atlikta. Duomenis tvarkome minimaliai ir nenaudojame profiliavimui ar rinkodarai.
4. Saugojimo terminai (A dalis)
| Duomenys | Terminas |
|---|---|
| Užklausos iš formos | 12 mėnesių nuo gavimo |
| Užsakymo duomenys | 12 mėnesių nuo užsakymo, jei užsakymas neapmokėtas ar atšauktas; kitu atveju 10 metų (sąskaitos pagrindas) |
| Partnerystės ir sėkmės mokesčio sutartys, elektroninio parašo žurnalas (vardas, pareigos, el. paštas, laikas, IP adreso santrauka) | sutarties galiojimo laikotarpiu ir 10 metų po jos pabaigos (sąskaitų pagrindas ir įrodymai) |
| Paskyros duomenys | kol paskyra aktyvi ir 12 mėnesių po sutarties pabaigos |
| Sesijos | iki 72 valandų |
| Kvietimo nuoroda | 7 dienos, naudojama vieną kartą |
| Slaptažodžio atkūrimo nuoroda | 60 minučių, naudojama vieną kartą |
| Mūsų išrašytos sąskaitos ir apskaitos dokumentai | 10 metų (apskaitos teisės aktai) |
| Serverio techniniai žurnalai | iki 30 dienų (rotuojami) |
| Veiksmų žurnalas | kol veikia nuomininko paskyra; ją pašalinus, žurnalas anonimizuojamas |
5. Jūsų teisės
Turite teisę susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti, apriboti tvarkymą, perkelti duomenis ir nesutikti su tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu. Sutikimą galite atšaukti bet kada. Prašymus siųskite: privacy@ekoauditas.lt; atsakome per 30 dienų. Jei manote, kad jūsų teisės pažeistos, galite skųstis Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (L. Sapiegos g. 17, Vilnius, vdai.lrv.lt).
B dalis. Klientų įkelti dokumentai
6. Kaip apdorojami dokumentai
Paslauga apdoroja sąskaitas, deklaracijas ir apskaitos suvestines, kad perskaičiuotų pakuočių mokestį. Dokumentuose gali būti trečiųjų asmenų duomenų. Dokumentai apdorojami pakopomis, o kiekvienas — žemiausia pakopa, kurios pakanka:
- Struktūrizuoti failai (CSV, XLSX) — importuojami determinuotu būdu mūsų serveryje Europos Sąjungoje.
- PDF — mūsų serveryje nustatomas tik puslapių skaičius ir teksto sluoksnio buvimas; turinys niekur nesiunčiamas, ir iš PDF eilutės automatiškai nekuriamos.
- Skenuoti arba nestandartiniai dokumentai — automatinis ištraukimas pasitelkiant dirbtinio intelekto paslaugą (7 skyrius) yra pasirenkamas ir pagal numatytuosius nustatymus išjungtas. Jį kiekvienai organizacijai atskirai įjungia jos administratorius po to, kai pateikiamas šio skyriaus ir 8 skyriaus aprašas. Į tvarkytoją siunčiamas tik dokumento turinys, be paskyros, organizacijos ar kliento identifikatorių.
- Gilios patikros antra nuomonė — po perskaičiavimo ta pati organizacijos „įjungimo“ funkcija leidžia tvarkytojui nusiųsti NUASMENINTUS skaičius (metai, medžiagos, kiekiai tonomis, tarifai, sumos). Pavadinimų, kodų, el. pašto adresų ir dokumentų nesiunčiame. Atsakymas — tik pastabos žmogui; jos nekeičia sumų ir nestabdo ataskaitos.
Automatizuoti sprendimai. Automatinis ištraukimas nepriima sprendimų. Kiekviena iš dokumento gauta eilutė yra tik pasiūlymas ir nenaudojama skaičiavimui, kol žmogus jos nepatvirtina. BDAR 22 str. netaikomas.
7. Duomenų tvarkytojai
| Tiekėjas | Paskirtis | Vieta |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Aplikacijos serveris, duomenų bazė, dokumentų saugykla | Vokietija |
| Proton AG | El. laiškai (kvietimai, slaptažodžio atkūrimas, atsakymai), šifruotos atsarginės kopijos | Šveicarija |
| Anthropic PBC | Dokumentų turinio ištraukimas ir gilios patikros antra nuomonė (tik jei organizacija įjungė, 6 skyrius) | Jungtinės Amerikos Valstijos |
Su kiekvienu tvarkytoju sudaryta arba sudaroma duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 str. Apie tvarkytojų sąrašo pakeitimus klientams pranešame ne vėliau kaip prieš 30 dienų; klientas per 15 dienų gali pagrįstai prieštarauti.
8. Duomenų perdavimas už Europos ekonominės erdvės ribų
Proton AG (Šveicarija). Šveicarijai taikomas Europos Komisijos tinkamumo sprendimas (BDAR 45 str.), todėl papildomų priemonių nereikia.
Anthropic PBC (JAV), tik kai AI pagalba įjungta. Taikomos Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos (BDAR 46 str. 2 d. c p.), įtvirtintos tiekėjo duomenų tvarkymo sutartyje. Tiekėjas sutartimi įpareigotas nenaudoti turinio modelių mokymui ir nesaugoti jo ilgiau, nei reikia užklausai įvykdyti. Perduodamas šifruotas (TLS) tik dokumento turinys arba nuasmeninti skaičiai. Perdavimo poveikio vertinimas atliktas pagal Europos duomenų apsaugos valdybos rekomendacijas 01/2020; jo kopiją pateikiame klientams ir priežiūros institucijai pagrįstu prašymu.
9. Saugojimo terminai (B dalis)
Terminus nustato klientas duomenų tvarkymo sutartyje. Numatytieji terminai:
| Duomenys | Terminas | Pagrindas |
|---|---|---|
| Dokumentų originalai ir iš jų gauti duomenys (taip pat įkelti per užsakymo nuorodą) | 36 mėnesiai nuo įkėlimo | Atviras laikotarpis: einamieji ir treji praėję metai (MAĮ 68 str. 1 d.) |
| Pakuočių eilutės, skaičiavimai, išvados, ataskaitos | kol veikia nuomininko paskyra; ją pašalinus — anonimizuojami | Skaičiavimai nekeičiami iš principo, nes jais klientas gali remtis prieš mokesčių administratorių |
| Atsarginės kopijos | iki 30 dienų | Rotacija |
Pasibaigus 36 mėnesių terminui, dokumento originalas fiziškai ištrinamas automatiškai; metaduomenų įrašas lieka, nes į jį nurodo nekeičiami skaičiavimai. Anksčiau dokumentą galite pašalinti pateikę prašymą (privacy@ekoauditas.lt). Pasibaigus sutarčiai, duomenys pagal kliento nurodymą grąžinami arba sunaikinami per 30 dienų; atsarginėse kopijose — per kopijų rotaciją. Nuomininko pašalinimas reiškia anonimizavimą, ne įrašų ištrynimą.
10. Saugumo priemonės
- kiekviena buhalterinė firma mato tik savo klientus: izoliacija įgyvendinta duomenų bazės eilučių lygyje (row-level security), ir ją tikrina automatiniai testai;
- slaptažodžiai saugomi tik kaip argon2id hash; sesijos, kvietimo ir atkūrimo žetonai — tik kaip hash;
- ryšys šifruojamas (TLS); atsarginės kopijos šifruojamos prieš perduodant;
- prisijungimo, kvietimų ir atkūrimo bandymai ribojami; galima įjungti dviejų veiksnių autentifikaciją (TOTP);
- veiksmų žurnalas tik papildomas (jo įrašų neperrašome); dokumentų turinio į žurnalus nerašome.
11. Slapukai
Naudojame vieną būtinąjį slapuką: ekoauditas_session (portalo sesija, iki 72 val. arba iki atsijungimo; HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Jis nustatomas tik prisijungus, ir sutikimo nereikia (ePrivacy direktyvos 5 str. 3 d. išimtis). Analitikos, reklamos ar sekimo slapukų nenaudojame, viešieji svetainės puslapiai nieko į jūsų naršyklę neįrašo. Šriftai talpinami mūsų serveryje.
12. Pakeitimai
Politiką atnaujiname keičiantis tvarkytojų sąrašui ar tikslams. Apie reikšmingus pakeitimus klientams pranešame ne vėliau kaip prieš 30 dienų. Galiojanti versija ir jos data nurodomos šio dokumento pradžioje.
13. Kontaktai
Duomenų apsauga: privacy@ekoauditas.lt. Bendrieji klausimai: info@ekoauditas.lt.